從線下15分鐘到線上2分鐘 利紅數字化系統為客戶提效80%

紙引未來網訊訂單管理是業務管理的核心一環，但在利紅數字化系統服務團隊的走訪中，超過80%的客戶仍是采用業務員線下制作訂單/報價單的方法，3個月前，主營紙品的廣州某紙業公司也是其中一員。

但如今，該紙企的業務員們早已跳出手工制單的“原始社會”，一舉邁進訂單流程自動化的“智能時代”，原來配置一個訂單模板需要一整天，如今所有模板配置在交付使用時已經完成，直接選用就行；原來做一份訂單需要15分鐘，現在從訂單到采購，再到入庫出庫僅需2分鐘就能輕松搞定。該紙企時怎樣實現了訂單管理的“時代跨越”？利紅數字化服務團隊與該紙企的梁總進行了一場深度對話。

模板配置花一天？現在系統上線即可使用

在簽約使用利紅數字化系統之前，該紙企業務員一直采用人員手工錄入訂單的老辦法。之所以不得不使用人工，梁總提到，因為傳統CRM系統“訂單功能難用”，配置一個模板就需要耗費整整一天的時間，而業務員做一份訂單也需要15分鐘左右，效率之低，令人不堪忍受。

為幫助梁總解決這一難題，利紅數字化系統服務團隊從訂單配置三要素——客戶資料、產品資料、訂單模板入手，助力梁總系統梳理了客戶與產品信息。客戶資料方面，服務團隊配合梁總進行將存量客戶的資料進行了完善，形成完整的客戶資料庫。

產品方面，梁總用一鍵導入方式對產品并重新調整分組，完善產品基本信息，形成完整的產品資料庫。

在曾經讓梁總頭疼的訂單模板問題上，利紅數字化系統服務團隊在與梁總確定好模版細節之后，僅用2個小時便將4個訂單配置完畢并導入系統，經測試，導出訂單的信息完整，格式符合要求，打印模板按需調用，梁總驚贊不已。

經過幾個月的使用，梁總向利紅數字化系統服務團隊反饋道：“業務員已經對利紅數字化系統熟練上手，從錄入一份訂單，到完成訂單的采購、自動出入庫只需要2分鐘，相比之前節省了足足80%的時間！”

對癥下藥優化流程，審批與回款實現“自動化”

梁總還十分“嫌棄”傳統CRM的單一功能。只能存儲訂單信息，無法與審批、財務收款等流程互通，因而無法形成數據沉淀、業績統計的閉環。雖然公司一直要求業務人員需要將超過一定金額的訂單交由梁總審批，但被遺忘的事情常有發生，未經審批的訂單出現信息錯誤，給公司業務造成巨大風險。

對此，利紅數字化系統服務團隊結合系統審批流以及工作流功能，為其配置了“大金額訂單審批”和“回款確認審批”兩個審批流，前者在新建訂單金額超過5000元時會自動觸發審批給梁總，經梁總確認后，業務員即可將訂單直接發給客戶；后者則會在業務員收到客戶款項之后自動創建回款單并提交審批給財務以備確認。

另外還根須企業的制度與需要設置了客戶預警、收款預警、庫存預警等預警系統設置，減少人工計算，實現智能提醒，有效避免工作中的疏忽遺漏。

此外，利紅數字化系統全鏈條貫通，當系統監控到訂單有回款、采購、出入庫等信息時，自動同步變更訂單狀態，實現全系統信息同步，各部門協同辦公。

使用利紅數字化系統審批業務流程后，該紙企再沒出現過訂單出錯情況，訂單流轉更為順暢，老板梁總也更加放心了。

老板看“全景”員工看“局部”，讓每個人都心中有“數”

數據安全問題也是梁總不樂意使用傳統CRM的重要原因，由于訂單信息分散存儲在業務員各自的本地文件夾中，作為老板的梁總不僅無法掌握訂單全貌，甚至經常出現員工因離職而刪除訂單信息的“恐怖事件”，公司客戶積累暗藏危機。

利紅數字化系統服務團隊在優化業務流程的配置中也解決了這一問題。利紅數字化系統訂單功能實現了業績自動統計、數據自動沉淀，梁總可以實時查看公司業績完成情況、訂單分布情況以及每位業務同事目前的訂單分布，決策時有了“硬核”的業務信息支撐。

對每一位業務同事而言，他們也可以隨時查看自己訂單的推進情況和業績完成進度，根據訂單數據不斷調整工作內容，讓工作節奏更加有條不紊。

所有的訂單數據統一保存在利紅數字化系統中，不僅讓客戶維護更簡單，而且不斷沉淀的訂單數據也是一筆寶貴的數據資產，梁總能夠由此看見公司發展的每一步足跡，知來路，方知未來。

梁總通過利紅數字化系統帶領公司訂單管理從線下走到線上的過程，折射的是傳統加工貿易行業業務管理智能化轉型的大趨勢。利紅數字化系統領行業之先將大數據、AI技術等應用于企業管理CRM，讓線上化管理補足短板，真正成為企業整體業務效率提升的“利器”。在智能化大步前行的今天，利紅數字化系統將助力企業充分享受智能技術的紅利，推動企業提升管理質效，賦能加工貿易全行業加速升級。

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