一位采購經理的總結：如何做好采購員

 一、采購工作的要點

 

　　采購工作是服務于生產的，它的任務就是以最低的采購總成本提供滿足質量、數量、交貨期三大條件的原材料和輔助材料。

 

　　1、買什么，買多少：制定年度以及月度采購計劃，編制采購預算，報上級批準后執行。

 

　　2、何時買，以什么頻率買：掌握公司生產能力以及各種物資的供應提前期，確認各種物資合理的最低庫存量，既能保證生產，又使庫存資金占用最小化。

 

　　3、向誰買：從價格、質量、保障能力、交貨期等幾個方面考察，選擇出合適的供應商，并且注意避免獨家供應的情況發生。

 

　　4、以什么價格買：通過比價、招標等方式來確認合理的采購價格。如果是通過談判的方式來確認價格，那么需要了解供應商的成本結構。

 

　　5、采購的內控制度：根據職能分工、相互制約的原則，制定出一套采購的制度來杜絕舞弊。

 

　　二、作為一名采購經理的工作重點

 

　　通常情況下，采購經理并不是日常采購事物的具體執行人，他不是采購員，他所做的工作要高于采購員，擔負起采購管理的工作。所以工作在于確定和調整采購部門工作的方向、重點；確定采購工作的原則和流程并檢查監督；對采購人員的考核；確保部門良好的工作氛圍；對部門總體工作績效的改善負責；部門之間的溝通和協調。

 

　　1、確認和調整采購部門的工作方向、重點

 

　　由于采購經理一般不需要做具體的采購事物，所以我會把相當一部分時間用于對市場的把握，注意采購物資市場的新變化和動向，包括價格變化的趨勢、新的供應商的出現、新的技術和新產品的出現等。比如一季度是原材料漲價，我會調整部門的工作重心是采購價格漲價幅度不漲或者少漲。二季度是跌價了，部門的重點就是談判降價。再比如，由于質量的要求提高，三季度各位采購員的工作重點就是緊訂交貨質量，而不是重點在價格，也不是要拓寬采購渠道。根據情況需要每月甚至每周都要開這樣的采購會議，把市場的情況和工作方向和采購員交流，讓各位采購員明白自己的工作重點和方向，指導采購員的工作。

 

　　2、確定采購工作的原則和流程并檢查監督

 

　　用通俗的話講，就是訂規矩。采購工作什么情況下要如何處理，要走什么程序，各個模塊的流程是怎么樣的。把這些報上級批準后還要檢查，監督，確保這些制度和流程得到執行。具體的流程請見：采購的內控流程。

 

　　3、對采購人員的考核

 

　　由于采購員才是具體的經辦人，他們工作的效果如何直接影響到采購工作的績效。所以，需要對采購人員進行考核，獎優罰劣，才能調動人員的工作熱情，消除混日子的思想。這需要公司的工資體系給予相應的支持，把工資中的一部分拿出來做為月度或者季度獎金。應特別關注采購庫存資金占用和周轉率的指標。考核前，應讓每一個采購員清楚得知道自己的工作任務，上級對他的期望是什么，達到什么樣的目標，如何達到。這個過程中，應給予他們支持。而考核后，要把考核的過程透明化，要同每一個采購交談。分析好或者壞的原因，并提出改進的措施。另外，如果有可能的話，可實行輪崗，一來防止職務舞弊，二來讓大家都熟悉別人的崗位來防止意外的人員離職，三來降低對個人的依賴性。

 

　　4、確保部門良好的工作氛圍工作的氛圍對于工作的效率和效果的重要性不言而愈。對于部門一些不良的苗頭應及時消滅，懲罰害群之馬，以免帶壞了部門的風氣。對于人員責任心不夠的現象，要樹立好的典型，批評表現不好的員工，扭轉部門的風氣。使大家都能以干好工作為第一要務。

 

　　5、體績效負責

 

　　主要指標包括：采購及時到貨率，存貨周轉率、成本降低指標完成情況等。

 

　　6、和其他部門的溝通協調

 

　　包括品管部的檢驗、財務部的付款、生產部的產能變化、倉庫的保管等。

 

　　三、采購工作要求

 

　　1.采購作業要非常小心,因工作上的失誤而造成公司重大的經濟損失,采購是要負擔全部責任的,所以做任何事情都不能有“隨便”兩字。

 

　　2.與供應商的任何業務往來一定要在事情發生前溝通清楚，并將相關信息及時同業務溝通，嚴禁單方面進行操作。

 

　　3.采購在接待供貨商時,說話要有禮貌,要有好的形象,同對方交談時,頭腦要靈活,不知道盡量告訴對方,等清楚后再回復,公司其它的事情盡量少談,找主題重點談,會客時間盡量在十分至十五分鐘之內,談話時間長,會延誤自己的工作,白天的時間是很忙碌的,要懂得善用時間.

 

　　4.采購工作是有一定的誘惑的,一定不要迷失自我,不要收供貨商回扣或禮品(如有都交給上級做處理),這樣對你對公司都不好,到時會害了自己.

 

　　5.同供貨商相處,要平等對待,不要認為自己是客戶就了不起,這樣是沒有辦法同供貨商建立好關系的.

 

　　6.采購不能以公司名私自開采購單購買自己所需的材料,或幫其它人采購材料,這樣做是違法的,任何采購單一定要經上級批準方發放采購.

 

　　7.所有新供貨商應需經品管,工程或生產相關部門共同評審,經上級批合格后方可采購原料.并建立合格供應商檔案符《供貨商調查表》及《供貨商評定表》,

 

　　8.倉庫每月應對倉存進行一次盤點,采購將通知供應商停止送貨,緊急物料需和采購溝通后方可送貨并按倉庫要求更改送單貨日期.

 

　　9.在收到品管部IQC《來料檢驗檢驗不合格報告》時,采購了解情況后,(如有挑選所所耗工時及損壞的材料都要寫清楚由供貨商承擔一切費用).傳真給供貨商并追蹤回復結果,并出具扣款資料給財務扣除貨款.

 

　　10.采購在作業時遇到困難,要立即告訴上級處理,不要等到沒辦法處理了再告訴上級,這樣會影響貨期,給公司造成損失.

 

　　11.供貨商提供的樣品,采購員要先記錄在《樣品登記明細表》上,然后再給相關工程師確認,結果回復供貨商，讓供應商提供相關材料零部件確認書,需一式四份,工程,采購,品管,供應商各一份存檔.

 

　　12.供貨商傳來的報價單,采購要了解市場原料的最低價,才知道怎樣降價,采購員要多同其它公司采購員和公司業務員多交流.才了解材料最低價.應要求供應商提供相關報價材料成本分析表.

 

　　13.采購沒有權力備原材料,需要備原料或安排庫存,一定要需PMC書面通知及上級批準方可備料.

 

　　14.供貨商在報價時,有三種方式:（1）、報可以轉廠價，（2）開增值稅票（注明是含多少點）。（3）、不用轉廠也不用開稅票（普通收據）。以上情況一定要在報價單上說明清楚，以防事后發生不愉快的爭議.

 

　　15.采購過程是一個很緊張的過程,有時會一邊執行一邊做文件,因為這是對外工作,切記要將文件做得清楚,否則損失公司的利益

 

　　16.若因時間緊迫關系，要求將物料直接從供應商寄客戶時，采購員一定要經倉庫,品管及業務同意并獲得上司的批準，且在事后不遲于第二天須將送貨數量知會相關業務員開具銷售單，采購員應該盡量減少此類事情的操作方式。

 

　　17.對于業務員詢問相關原材料單價，采購員一定要經上司同意方可報給業務，,以保持公司的利潤空間。因為單價是保密文件.

 

　　18,外出供應商回廠后應提交相關報告經上司,以讓上司讓了解工作狀況,提高外出效果.

 

　　19,每月應做一份成本節約統計,讓上司了解工作狀況.

 

　　20,所有供應商報價單應要求所有公司統一格式,并要求注明物料編號,品名規格,數量及訂單號,并按公司要求包裝.

 

　　總結:

 

　　采購主要需做到“適質、適量、適時”。

　　適時：指的是最恰當的到貨時期，以提高物料的周轉率。


利紅企業數字化智慧管理系統，助力遠程高效處理工作事務，團隊高效配合下單，生產，發貨，采購，財務等事宜