過多的“管理”即是浪費

 

　　但是過度強調“管理”，卻昧于成本與效益的評估，又易陷入“為管理而管理”。念過企管的早餐店老板，請兩個時薪員工也打算導入點餐、薪資管理，甚至存貨管理等ERP系統，顯然就是“過度管理”的迷思。

 

　　管理最常遇到的困擾，應是溝通上的不順暢，這通常是時間不夠、環境不利或資訊不足等因素造成。然而大量的溝通就比較好嗎？溝通也要成本，召集一堆高層主管開會，換算成每個人的時薪都是超級貴，會議若沒有結論、沒有效益，這樣的隱性成本對組織績效造成的傷害常被忽略。偏偏會而不議、議而不決、決而不行的現象，幾乎天天都看得到。

 

　　不過換個角度看，每個人都有自己偏好的事物，事不關己的部分通常就應付了事，不會太認真對待；再者，要求部門主管全盤考量、面面俱到，所投注的成本也不低。

 

　　基層干部在意的是執行流程，組織決策者多偏重整體效益；前者關心投入的人力、金錢和時間，后者重視決策結果對組織產生的效益。

 

　　有些企業為了節省開支，辦公設備的定期保養能省則省，等到故障時，才緊急派工處理，所花的錢或造成的損失反而更高。如果只是冷氣空調、事務機器這類辦公室設備出狀況，一時不便或花錢了事也就算了，萬一是生產機具或電梯等疏于保養而危及人身安全，代志就大條了。

 

　　優秀的管理人員會多想一小步，提前安排、防患未然；對設備如此，對人員也是如此。

 

　　今年的社會新鮮人已陸續進入各企業就定位了，制度健全的公司，除了提供專業培訓外，還會從工作以外的食衣住行等生活各層面，關心這批年輕的孩子，以減緩他們初入職時的忐忑不安，早日融入企業運作。

 

　　企業導師（MENTOR）

 

　　盡管學校的師長也會關懷學生作息，但仍有程度和面向上的差異；此外，身處校園或企業所承受的壓力強度也大不同，新進人員確實需要主管或企業導師（mentor）帶領度過適應期。

 

　　企業花了力氣、資源聘用新人，負責輔導新人的mentor就該好好珍惜、細心照顧，將之視為明日得力的伙伴，甚至是企業未來的主力棟梁，而不是什麼都不懂、老是出包、增加自己工作負擔的菜鳥。

 

　　根據研究，培養一名新人的費用約是其薪資的21%；而流失一名員工所造成的損失，竟高達其年薪的5倍；Mentor責任之重大可見一斑。

 

　　有關懷也要有紀律，有的帶人主管不想得罪人，更怕被部屬投訴給自己添麻煩，只想當個好好先生，這對組織的傷害也很大。這種現象在公務系統裡最為明顯；主管打考績，部屬們“甲等”、“乙等”輪流拿，就算表現再差，“丙等”也很難打得出手，更別提可以直接免職的“丁等”了。

 

　　時間成本觀念薄弱

 

　　凡事都有成本，有些是看得見的財會成本，有些是算不出的機會成本。在現實社會中，最便宜的是“時間”成本；從打疫苗到領五倍券，不論實體排隊或線上預約，都耗費廣大民眾的不少時間；稍具名氣的店家推出優惠活動，也是一堆人不顧酷寒炎夏地大排長龍；顯然臺灣人，不論官或民，對時間的成本觀念相當薄弱。

 

　　管理的要義就是成本與效益的衡量；但是我們常看到把簡單事務復雜化的作法，疫苗預約、五倍券登記的系統難如電腦游戲打怪破關，折騰民眾。

 

　　疫苗都打到十幾輪了，每次公布的施打順序與登記邏輯都像聯考試題，令人霧煞煞。過去十多次的經驗，難道無法好好優化作業系統嗎？主事者每每稱，每輪疫苗來的品項數量不定、難以控管，才會每一輪都不一樣…可以考慮請教MOMO、PCHome或蝦皮，他們的系統是如何應付一年好幾次的網路購物節啊？！打疫苗或發五倍券的作業系統，會比網拍業者的複雜？

 

　　領導者要把決策目的、效益評估、執行成本放在腦中，如果成本遠高過效益，將減損決策目的的正當性。“管理能力”需要不斷地學習、訓練、體驗和修正，更重要的是，不論哪個層級的管理者都要記住，過多的“管理”就是浪費。

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